Privacyverklaring voor werknemers en sollicitanten

Wij willen als organisatie aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voldoen. Ook vinden wij het belangrijk om jou als sollicitant of werknemer informatie te geven over:

  • de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
  • de manier waarop wij dat doen;
  • de verstrekking van gegevens aan anderen;
  • hoe lang wij jouw gegevens bewaren en
  • hoe wij deze gegevens beveiligen.

Daarnaast willen wij je via deze privacyverklaring informeren over jouw rechten. Tot slot willen wij je laten weten bij wie je terecht kunt met vragen, verzoeken of klachten. Wij vragen je deze informatie goed door te lezen.

Gronden waarop wij volgens de wet jouw gegevens mogen verwerken

Wij verwerken jouw gegevens om een of meerdere van de volgende  (in wet genoemde) redenen:

  • de gegevens zijn nodig om te kunnen beslissen of wij een arbeidsovereenkomst met jou willen aangaan;
  • de gegevens zijn nodig voor het sluiten en/of uitvoeren en/of beëindigen van de arbeidsovereenkomst;
  • de gegevens zijn voor ons nodig om te voldoen aan een wettelijke plicht (denk bijvoorbeeld aan het correct afdragen van belastingen en premies of de identificatieplicht);
  • de gegevens zijn nodig om een gerechtvaardigd belang te behartigen (denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin een juridische procedure speelt of dreigt en wij verweer moeten kunnen voeren) of;
  • een situatie van levensbelang. In dat geval is het voor ons nodig om over jouw persoonsgegevens te kunnen beschikken om bijvoorbeeld medicijnen toe te dienen, hulp te kunnen regelen of anderen te kunnen informeren (zoals jouw familieleden).

Indien wij jouw gegevens voor een andere reden willen gebruiken, vragen wij hiervoor toestemming. Hierover zullen wij je altijd informeren. Wanneer je geen toestemming geeft, heeft dit geen gevolgen voor je arbeidsrelatie. 

De gegevens die wij van jou verwerken

Van sollicitanten verwerken wij:

  • NAW en contactgegevens; 
  • gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
  • gegevens over de aard en inhoud van je huidige en  vorige banen en over de beëindiging daarvan;
  • andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door jou zijn verstrekt of die jou bekend zijn;
  • andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.

Van medewerkers verwerken wij in de personeels- en salarisadministratie:

  • NAW- , contactgegevens, BSN nummer en personeelsnummer;
  • bankrekeningnummer, nationaliteit en  geboorteplaats;
  • financiële en aan-/ afwezigheidsgegevens; 
  • gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
  • gegevens die in jouw belang worden opgenomen met het oog op jouw arbeidsomstandigheden;
  • gegevens met het oog op de personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding, voor zover die gegevens bij jou bekend zijn;
  • andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.

Beveiliging en doorgifte van jouw persoonsgegevens

SEIN neemt passende technische en organisatorische maatregelen waardoor de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is. Hierdoor zijn gegevens binnen SEIN beschermd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen opzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. Jouw persoonsgegevens staan geregistreerd in het digitale personeelsdossier, opgeslagen in een beveiligde omgeving. Met de leveranciers van onze digitale systemen hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten. De veiligheid van jouw gegevens is hiermee geborgd. 

SEIN heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG houdt toezicht op onze gegevensbescherming en naleving van privacywetgeving. De FG is onafhankelijk en geniet wettelijke ontslagbescherming. De FG rapporteert rechtstreeks aan de Raad van Bestuur en is contactpersoon voor de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie de contactgegevens van de FG onderaan deze pagina.

Het bewaren van jouw persoonsgegevens

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Voor zover die er zijn nemen wij de wettelijke bewaartermijnen in acht. Gegevens kunnen door ons langer bewaard worden wanneer wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben.

Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG het recht om ons ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te vragen om:

  • inzage in jouw gegevens, zoals jouw personeelsdossier;
  • informatie te ontvangen over de verwerking van jouw gegevens (hiertoe dient ook deze privacyverklaring, maar misschien heb je nog vragen die hiermee niet beantwoord worden);
  • informatie te laten corrigeren die feitelijk niet klopt (let wel: je kunt niet een functionerings- of beoordelingsverslag laten corrigeren als je het daarmee oneens bent. Je kunt in dat geval wel een verklaring opstellen die je aan jouw personeelsdossier kunt laten toevoegen);
  • onvolledige informatie compleet te maken wanneer dat nodig is voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt;
  • in bepaalde gevallen om jouw gegevens te laten verwijderen, "beperken" (let wel: wij streven ernaar zo min mogelijk data te verzamelen en/of om bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw gegevens;
  • als je toestemming hebt gegeven voor het gebruik van jouw gegevens, die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van jouw gegevens;
  • om jouw gegevens in een gangbaar format mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, deze gegevens op die manier aan een andere partij over te laten dragen;
  • een melding te maken van een (vermoeden van een) datalek bij de Functionaris Gegevensbescherming van SEIN. 

Tot slot heb je het recht om een klacht in te dienen bij zowel SEIN als de Autoriteit Persoonsgegevens indien je ontevreden bent over hoe SEIN jouw gegevens verwerkt. Indien je een melding wilt maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens, stellen wij het op prijs als je eerst contact met ons opneemt om te kijken of wij jouw klacht al kunnen oplossen. 

Als je een beroep wilt doen op jouw rechten, kun je contact opnemen met je (aanstaand of voormalig) leidinggevende van SEIN. 

Contact

Voor vragen over dit privacy statement kun je contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van SEIN via: privacy@sein.nl

Datum en aanpassing van de privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van 07-06-2018, 1ste versie. We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen.